岡山のはるやま商事、デジタル化で請求書作業を70%削減！

はるやま商事が請求書発行業務をデジタル化し70%の時間を削減

岡山県岡山市に本社を置く、アパレル企業「はるやま商事」が、株式会社インフォマートの提供する「BP Storage for 請求書発行」を導入し、請求書発行から入金消込までの作業時間を大幅に短縮しました。これにより、経理部門の作業効率が向上し、業務負担を軽減するとともに、内部統制の強化も実現しています。

導入の背景

「はるやま商事」は、全国に363店舗を展開し、「スーツのはるやま」として知られています。BtoC事業に加え、制服の大口受注や小ロット注文なども手掛けており、そのため毎月約130件もの請求書を発行しています。その発行業務は長年にわたり紙ベースで行われており、月末には非常に多くの時間が費やされていました。これは、印刷・封入作業や郵送にかかる日数、店舗からの問い合わせの増加など、経理部門にとって大きな負担となっていたのです。

また、業務の属人化やガバナンス強化も求められていました。そのため、はるやま商事は既存のシステムを変更せず、柔軟に利用できる「BP Storage for 請求書発行」を導入することに決定しました。

デジタル化による効果

70%の作業時間削減

「BP Storage for 請求書発行」は、従業員が今まで通り社内システムに請求データを入力するだけで請求書を発行できるため、新システムを学ぶ必要がありません。経理部門はCSVデータをこのシステムに取り込むだけで処理が完了します。この変更により、月に10時間かかっていた請求書発行作業は、なんと3時間に短縮され、郵送コストも約35%削減されたのです。

内部統制の強化

請求書はPDF形式で取引先に送付され、同時に店舗の担当者にも共有されます。これにより、店舗では発行された請求書をすぐに確認でき、経理部門への問い合わせも減少しました。また、紙の押印作業を廃止し、システム内での二重チェック体制を整え、管理者と担当者の権限を明確に分け、内部統制が強化されました。

今後の展望

今回のシステム導入により、はるやま商事は経理周辺のペーパーレス化に向けて一区切りを迎えました。今後は生成AIなどの新技術を積極的に取り入れ、さらなる業務の効率化を進めていく予定です。顧客のウェルネスへの貢献や地域社会に支持される店舗づくりを目指し、今後も新しいアイデアを取り入れながら前進していきます。