三洋金属株式会社、invox受取請求書導入で業務効率化と属人化解消に成功

三洋金属株式会社、業務効率化への挑戦

岡山県を拠点とする三洋金属株式会社は、経営体制の見直しと属人化問題の解消を図り、最新の請求書処理システムである「invox受取請求書」を導入しました。これにより、毎月の支払い業務が従来の2日間から1日へと大幅に短縮され、作業負担の軽減と業務のスムーズな運用を実現しています。

支払い業務の現状と課題

従来、三洋金属では社長がほぼすべての請求書管理を一手に行っていました。毎月届く約100件の請求書は紙であり、それぞれをネットバンキングに手入力する作業は、非常に手間がかかり時間を要していました。過去の請求書は紙の束から探し出す必要があり、業務の属人化も問題視されていました。支払い業務を引き継ぐ際の不安定さは、事業承継のそのものを脅かしかねない重大な課題となっていました。

システム導入の決定とinvoxの選定

こうした課題を克服するため、三洋金属は支払い業務の効率化に向けたシステム導入を模索しました。初めは他のサービスを検討していたものの、高額になる料金体系が懸念材料となり、その後invox受取請求書に目を向けることに。invoxは、月額基本料金がシンプルであり、業務の実情に即したコストパフォーマンスを提供していることが引き金となりました。

効率化の実現

invox受取請求書の導入後、社内業務は大きく変わりました。紙の請求書をスキャンし、AIが99.9％の精度でデータ化。これにより、従来必要だった手入力作業が不要となり、複数処理が一括で可能に。業務の分担体制が構築され、社長一人の負担軽減が図られました。この結果、支払い業務にかかる時間は約半分にカットされ、全体の業務フローが明確化されました。

デジタル管理の利点

すべての請求書がデータとして管理されることで、検索機能が活用されて必要な書類が迅速に見つけられるようになりました。これまでのように時間を浪費することがなくなり、税理士とのコミュニケーションもスムーズに。バックオフィス業務全体を見直し、社員各自が本来の業務に集中できる環境を整えることができました。

未来への展望

三洋金属は今後、更なる業務の効率化をはかるべく、請求書業務にとどまらずバックオフィス全体のデジタル化を推進していく方針です。給与明細の電子化や自社請求書のデジタル化を検討し、業務の一層の効率化を目指しています。経営者には経営に専念してもらい、現場では業務に専念できる体制を築くことで、60年以上の伝統を持つ三洋金属株式会社をさらなる成長へと導いていきたいと考えています。